Sebagai Seorang Atasan, Apakah Melihat File Pribadi Karyawan itu Diperbolehkan?
Pertanyaan atasan atau pemilik bisnis apakah boleh melihat file pribadi karyawan memang tidak bisa dipandang sepele. Hal ini juga tergantung pada kondisi tertentu. Di mana pada beberapa perusahaan, seorang atasan memiliki hak untuk mengecek file pekerja.
Untuk kebanyakan kondisi, file karyawan itu wajib untuk diperlakukan menjadi catatan pribadi karyawan bersangkutan. Di mana file ini biasanya berisi informasi yang benar-benar pribadi, contohnya laporan pribadi, tingkat gaji, dan evaluasi kinerja. Dan isi file tersebut tidak perlu diketahui oleh atasan.
Tidak sembarang orang mengakses file pribadi
Apabila Anda yang memiliki file tersebut, maka sudah pasti file tersebut tidak boleh diakses orang lain. Walaupun memang beberapa karyawan memiliki hak melihat informasi dalam file personel karyawan. Biar Anda tidak bingung, berikut contoh jelasnya, atasan yang harus check evaluasi kinerja karyawan tersebut pada masa lalu, dan menjadikan dasar informasi tersebut untuk menentukan siapa karyawan yang hendak dipromosikan (Ini hanya salah satu contoh saja, masih banyak contoh yang lainnya)
Bagaimana dengan bagian HRD?
Pihak HRD terkadang butuh membuka file pribadi karyawan. Tujuannya untuk mengetahui apa yang dapat ditawarkan pada karyawan yang masuk dan menggantikan karyawan yang keluar sebelumnya. Juga, karyawan pada sebagian besar negara justru mendapatkan ijin melihat file pribadi milik mereka.
Kebijakan
Jika Anda adalah seorang atasan ataupun pemilik bisnis maka berikut saran untuk Anda. Buatlah kebijakan mengenai siapa saja orang yang mendapatkan ijin melihat catatan pribadi. Contoh yang biasanya diperbolehkan adalah manajer karyawan yang bersangkutan, HRD, atasan, dan tentunya karyawan itu sendiri.
Apabila dibuat kebijakan seperti ini maka kerahasiaan dari file-file tersebut tetap akan terjaga dengan baik.
Sebuah perusahaan yang memberikan ijin pada karyawan untuk dapat memeriksa file pribadi milik mereka itu, alasannya adalah memastikan jika tak terdapat dokumen yang salah yang ditambahkan dalam file pribadi. Pada beberapa perusahaan, para karyawan bahkan mendapatkan ijin untuk membuat salinan dokumen yang ada pada file pribadi mereka. Contohnya yakni ijin untuk pegawai untuk dapat mempunyai salinan semua dokumen. Dokumen-dokumen berkaitan gaji karyawan tersebut. Tetapi tidak digunakan untuk penilaian kerja.
Apabila karyawan mau memiliki salinan dokumen dikarenakan alasan hukum, menyalin file pribadi juga diperbolehkan. Mengenai berapa banyak file yang bisa dilihat para karyawan itu berbeda-beda. Di mana itu bergantung pada kebijakan dari perusahaan bersangkutan.
Menghindari masalah lanjutan
Kebijakan untuk mengijinkan karyawan agar dapat melihat file pribadi mereka itu juga untuk menghindari masalah lanjutan. Biasanya masalah dapat terjadi saat karyawan tersebut dihentikan dan tak menemukan kejanggalan dari dokumen pada arsip pribadi karyawan itu.
Informasi catatan medis
Lalu bagaimana halnya dengan informasi terkait catatan medis? Terdapat peraturan khusus mengenai catatan medis. Peraturan yang benar-benar ketat tentang penanganan sekaligus penyimpanan catatan medis karyawan sangat penting. Itu karena perusahaan wajib untuk merahasiakan semua catatan medis, dan dipisahkan dari file pribadi milik karyawan.
Siapa saja yang dapat mengakses informasi catatan medis karyawan? Yakni petugas keamanan. Di mana petugas keamanan merupakan pihak yang bertanggung jawab untuk memberikan pertolongan pertama. Informasi hanya dapat diakses apabila dibutuhkan dalam proses merawat karyawan, maupun prosedur evakuasi. Atasan juga boleh mengakses catatan medis karyawan apabila karyawan terdapat kecacatan tubuh atau lainnya, yang mengharuskan karyawan tersebut mendapatkan akomodasi khusus. Selain itu perusahaan asuransi dan pejabat pemerintah.
